Quy chế làm việc của Viện điều tra quy hoạch rừng (Ban hành theo quyết định số 158 /QĐ-ĐTQHR-TCHC ngày17 tháng 5 năm 2013 của Viện Trưởng Viện Điều tra quy hoạch rừng)

TỔNG CỤC LÂM NGHIỆP                                                       CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

VIỆN ĐIỀU TRA QUY HOẠCH RỪNG                                                        Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ LÀM VIỆC

CỦA VIỆN ĐIỀU TRA QUY HOẠCH RỪNG

(Ban hành theo quyết định số 158 /QĐ-ĐTQHR-TCHC  ngày17 tháng 5 năm 2013

của Viện Trưởng Viện Điều tra quy hoạch rừng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

                Điều 1.  Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

                1. Phạm vị điều chỉnh:

      Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của lãnh đạo Viện và Thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc Viện Điều tra quy hoạch rừng (sau đây gọi tắt là Viện).

                2. Đối tượng áp dụng:

      Cán bộ, công chức, viên chức, hợp đồng lao động trong các đơn vị, các phòng chức năng thuộc Viện (sau đây gọi tắt là các đơn vị);  các cơ quan, tổ chức, cá nhân làm việc trực tiếp với Viện.

                Điều 2. Nguyên tắc làm việc.

                1. Viện làm việc theo chế độ thủ trưởng.

                2. Mọi hoạt động của Viện phải tuân thủ các quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Tổng cục và Quy chế làm việc của Viện.

                3. Giải quyết công việc phải đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân công.

                4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Viện phải chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về công việc được phân công. Mỗi việc chỉ có một người phụ trách; người phụ trách phải chịu trách nhiệm chính về công việc được phân công.

                5. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, các quy chế, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và các quy chế đã được ban hành; trừ trường hợp có yêu cầu đột xuất hoặc yêu cầu của cơ quan cấp trên; bảo đảm rõ ràng, minh bạch, kịp thời và hiệu quả.

                6. Bảo đảm sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.

                7. Chấp hành thời gian làm việc và thời giờ nghỉ ngơi theo Luật Lao động và các văn bản hướng dẫn hiện hành của cơ quan chức năng. Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm thông báo cụ thể khi có sự điều chỉnh hoặc thay đổi của cơ quan chức năng.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI, THẨM QUYỀN VÀ CÁCH THỨC

GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC.

                        Điều 3. Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của Viện trưởng.

                1. Trách nhiệm.

                a) Viện trưởng lãnh đạo toàn diện việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

                b) Phân công cho các phó Viện trưởng, phân cấp cho Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

                c) Chỉ đạo thanh tra, kiểm tra hoạt động của các đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ đã phân công, phân cấp.

                d) Theo dõi chỉ đạo chung về việc xây dựng chiến lược, định hướng phát triển Viện; Kế hoạch phòng, chống tham nhũng, lãng phí và thực hành tiết kiệm trong toàn Viện. Trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và một số đơn vị thuộc Viện.

                2. Phạm vi.

                a) Những công việc thuộc thẩm quyền và được quy định trong Hiến pháp, Luật tổ chức của Chính phủ, Quy chế làm việc của Tổng cục Lâm nghiệp, các văn bản pháp luật liên quan và những quy định tại khoản 1 điều này.

                b) Những công việc được Tổng cục trưởng giao hoặc uỷ quyền.

                c) Ủy quyền cho một Phó Viện trưởng thay mặt giải quyết công việc của Viện khi đi vắng, trừ những lĩnh vực phải được sự đồng ý của Viện trưởng như:

                - Công tác Tổ chức cán bộ;

                - Giao kế hoạch nhiệm vụ, vốn, ký kết các biên bản ghi nhớ với đối tác nước ngoài.

                d) Ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị trực thuộc giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Viện trưởng trên cơ sở kế hoạch đã được Viện trưởng phê duyệt.

                e) Những công việc Viện trưởng tổ chức thảo luận tập thể lãnh đạo Viện trước khi quyết định:

 - Chiến lược phát triển Viện;

 - Kế hoạch triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị  của Bộ và của Tổng cục Lâm nghiệp;

- Các đề tài, các dự án và chương trình trọng điểm;

- Công tác tổ chức bộ máy và nhân sự chủ chốt của Viện theo quy định;

                - Báo cáo hàng năm về tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Viện.

- Những vấn đề khác mà Viện trưởng thấy cần thiết

                Điều 4 . Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của phó Viện trưởng.

                1.Trách nhiệm.

                a) Phó Viện trưởng giúp Viện trưởng theo dõi, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; phụ trách một số đơn vị trực thuộc theo phân công của Viện trưởng. Trong phạm vi, quyền hạn, nhiệm vụ được giao, Phó Viện trưởng được sử dụng quyền hạn của Viện trưởng, chủ động giải quyết công việc được phân công; chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật về những quyết định của mình. Những vấn đề lớn, quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo, xin ý kiến  Viện trưởng trước khi xử lý, quyết định.

                b) Khi giải quyết công việc, những vấn đề có liên quan hoặc lĩnh vực cần sự phối hợp của Phó Viện trưởng khác thì Phó Viện trưởng được giao chủ trì chủ động trao đổi ý kiến với Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực trước khi quyết định. Trường  hợp cần có ý kiến của Viện trưởng hoặc giữa các phó Viện trưởng còn có ý kiến khác nhau, Phó Viện trưởng được giao chủ trì báo cáo Viện trưởng xem xét quyết định.

                c) Khi Viện trưởng điều chỉnh phân công công việc giữa các phó Viện trưởng thì các phó Viện trưởng phải bàn giao công việc, hồ sơ, tài liệu có liên quan đến công việc điều chỉnh đó theo quy định.

                d) Trước khi đi công tác đơn vị cơ sở, địa phương Phó Viện trưởng báo cáo Viện trưởng về nội dung, chương trình công tác để có sự phối hợp trong Lãnh đạo Viện (trừ trường hợp do Viện trưởng phân công trực tiếp).

                2. Phạm vi.

                a) Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, công tác thuộc lĩnh vực do Viện trưởng phân công.

                b) Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước, các chủ trương và quy định của cấp trên, các quyết định của Viện trưởng liên quan đến lĩnh vực được phân công, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi.

                c) Chủ động giải quyết công việc được phân công, định kỳ báo cáo những công việc đã xử lý vào các buổi giao ban Viện. Các văn bản do phó Viện trưởng ký theo phân công phải gửi Viện trưởng 01 bản để báo cáo và gửi các phó Viện trưởng, phòng ban liên quan để biết, phối hợp triển khai thực hiện.

                d) Phó Viện trưởng được ủy quyền giải quyết công việc khi Viện trưởng vắng mặt, ngoài việc thực hiện những công việc được phân công còn phải giải quyết công việc chung của Viện và ký các văn bản theo ủy quyền của Viện trưởng, báo cáo Viện trưởng về những việc đã xử lý trong thời gian được uỷ quyền.

                Điều 5. Cách thức giải quyết công việc của Lãnh đạo Viện.

1. Viện trưởng.

                a) Trực tiếp xử lý công việc trên cơ sở công văn, hồ sơ, tài liệu trình của các đơn vị, phòng ban, cá nhân theo quy định tại Quy chế quản lý văn bản của Viện. Trường hợp cần thiết, đột xuất Viện trưởng xử lý công việc trực tiếp theo ý kiến đề nghị trực tiếp của các đơn vị.

                b) Trực tiếp hoặc ủy quyền Phó viện trưởng giao thủ trưởng các đơn vị, các phòng thực hiện nhiệm vụ thông qua các cuộc họp giao ban (tuần, tháng); các Hội nghị sơ kết, tổng kết hoặc các cuộc họp/hội nghị theo chuyên đề.

                c) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc khi cần thiết làm việc với Lãnh đạo các phòng, đơn vị, cá nhân trong Viện để trực tiếp xử lý công việc, nghe báo cáo tình hình, chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác của các cơ quan, đơn vị hoặc tham khảo ý kiến trước khi quyết định.

                d) Thông qua thực hiện chế độ giao ban tuần, tháng; hội nghị sơ kết, tổng kết công tác chỉ đạo điều hành của Viện, tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ và công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Viện với các cơ quan, đơn vị trong Viện.

                đ) Ủy quyền cho thủ trưởng các đơn vị chủ trì họp, làm việc với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để xử lý một số vấn đề thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo Viện. Sau khi làm việc Thủ trưởng đơn vị được ủy quyền có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Viện về kết quả làm việc đó.

                e) Trực tiếp thành lập các tổ công tác, ban chỉ đạo để chỉ đạo điều hành đối với những vấn đề, nhiệm vụ phức tạp, quan trọng, liên quan đến nhiều đơn vị trong thời gian dài.

                2. Phó viện trưởng

                a) Trực tiếp xử lý công việc trên cơ sở công văn, hồ sơ, tài liệu trình của các đơn vị, phòng ban, cá nhân theo quy định tại Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Viện. Trường hợp cần thiết, đột xuất Phó viện trưởng xử lý công việc trực tiếp theo ý kiến đề nghị trực tiếp của các đơn vị theo lĩnh vực được phân công.

                b) Giao thủ trưởng các đơn vị, các phòng thực hiện nhiệm vụ thông qua các cuộc họp giao ban (tuần, tháng); các Hội nghị sơ kết, tổng kết hoặc các cuộc họp/hội nghị theo chuyên đề khi được Viện trưởng ủy quyền.

                c) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc khi cần thiết làm việc với Lãnh đạo các phòng, đơn vị, cá nhân trong Viện để trực tiếp xử lý công việc, nghe báo cáo tình hình, chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác của các cơ quan, đơn vị hoặc tham khảo ý kiến trước khi quyết định về các lĩnh vực được phân công.

                d) Thông qua thực hiện chế độ giao ban tuần, tháng; hội nghị sơ kết, tổng kết công tác chỉ đạo điều hành của Viện, tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ và công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Viện với các cơ quan, đơn vị trong Viện.

                Điều 6: Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Viện.

                1. Chủ động tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị và các nhiệm vụ do Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng giao; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Viện trưởng về kết quả thực hiện công việc đó; thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của pháp luật, Tổng cục Lâm nghiệp và của Viện.

                2. Được Viện trưởng ủy quyền giải quyết hoặc ký một số văn bản thuộc thẩm quyền của Viện trưởng theo Quyết định ủy quyền và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Viện trưởng về quyết định giải quyết công việc được ủy quyền.

                3. Đối với những việc phát sinh, những vấn đề liên quan đến nhiều đơn vị vượt quá thẩm quyền giải quyết hoặc không đủ điều kiện thực hiện; các kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác; các vấn đề cần thiết, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Viện xem xét, quyết định.

                4. Chủ động phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị khác để thực hiện nhiệm vụ được giao. Khi được giao chủ trì thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị khác đơn vị chủ trì có quyền yêu cầu các đơn vị liên quan phối hợp hoặc có văn bản đề nghị tham gia ý kiến để giải quyết. Trường hợp phát sinh các quan điểm khác nhau, nếu các đơn vị không thống nhất được thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Viện để xin ý kiến. Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện là căn cứ để thực thi nhiệm vụ.

                5. Ban hành và tổ chức thực hiện quy chế làm việc trong cơ quan, đơn vị theo các quy định của pháp luật và của Viện. Phân công công tác cho cấp phó và cán bộ, viên chức và lao động thuộc quyền quản lý.

                6. Khi vắng mặt từ 03 ngày trở lên phải ủy quyền cho cấp phó quản lý, điều hành đơn vị; vắng mặt từ 01 ngày trở lên phải báo cáo Viện trưởng và phó Viện trưởng phụ trách biết. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được ủy quyền.

                7. Thực hiện đúng yêu cầu khi Lãnh đạo Viện có chương trình làm việc với đơn vị.

                8. Chịu trách nhiệm về việc chấp hành các nội quy, quy định của chính quyền địa phương nơi đóng trụ sở và nơi có cán bộ CNV đến làm việc.

                Điều 7. Thẩm quyền ký các văn bản của Viện.

                1. Những văn bản Viện trưởng ký:

                a) Văn bản quản lý hành chính của Viện, văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự, tài chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Tổng cục.

                b) Văn bản trình Tổng cục đề nghị phê duyệt hoặc xin ý kiến chỉ đạo về kết quả thực hiện nhiệm vụ, về công tác tổ chức cán bộ, nhân sự, thi đua khen thưởng, chế độ chính sách người lao động và đi công tác học tập ở nước ngoài theo phân cấp của Tổng cục.

                c) Văn bản trình Bộ theo ủy quyền của Tổng cục đề nghị phê duyệt hoặc xin ý kiến chỉ đạo về kết quả thực hiện nhiệm vụ, công tác.

                d) Phê duyệt các đề án, dự án, công trình thuộc thẩm quyền hoặc được Tổng cục Lâm nghiệp ủy quyền.

                đ) Các văn bản giao dịch, giao kết, hợp đồng kinh tế với các địa phương, cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, và theo quy định của pháp luật.

                e) Văn bản ủy quyền cho Trưởng phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ký văn bản giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Viện trưởng trong thời gian xác định; văn bản giao Trưởng phòng Tổ chức hành chính ký thừa lệnh.

                g) Quyết định về khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, đào tạo, nghỉ chế độ theo phân cấp của Tổng cục,

                2. Những văn bản Phó Viện trưởng ký:

                a) Các văn bản giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được Viện trưởng phân công phụ trách.

                b) Các văn bản được Viện trưởng giao ký thay (KT).

                c) Một số văn bản quy định tại khoản 1 điều này, khi Viện trưởng giao.

                3. Những văn bản Trưởng phòng thuộc Viện ký.

                a) Các văn bản giải quyết công việc hoặc trình Lãnh đạo Viện thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng.

                b) Các văn bản giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Viện trưởng trong thời gian xác định được Viện trưởng ủy quyền; phải chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật về tính hợp pháp của văn bản ký thừa ủy quyền và không được ủy quyền lại.

                        c) Trưởng phòng Tổ chức hành chính được ký thừa lệnh Viện trưởng một số văn bản theo chức năng, nhiệm vụ và phân cấp của Viện trưởng. Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật về những văn bản khi ký thừa lệnh Viện trưởng.

                4. Những văn bản Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện ký.

                a) Văn bản quản lý hành chính của đơn vị, văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự, tài chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Viện.

                b) Văn bản trình Viện đề nghị phê duyệt hoặc xin ý kiến chỉ đạo về kết quả thực hiện nhiệm vụ, về công tác tổ chức cán bộ, nhân sự, thi đua khen thưởng, chế độ chính sách người lao động, tài chính và đi công tác, học tập ở nước ngoài theo phân cấp của Viện.

                c) Các văn bản giao dịch, giao kết với các địa phương, cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo quy định của pháp luật và phân cấp của Viện.

                d) Văn bản trình Tổng cục, theo ủy quyền của Viện trưởng.

                đ) Các văn bản nghiệm thu, trình duyệt các đề án, dự án, công trình thuộc thẩm quyền hoặc được Viện ủy quyền.

                e) Văn bản giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Viện trưởng trong thời gian xác định được Viện trưởng ủy quyền; phải chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật về tính hợp pháp của văn bản ký thừa ủy quyền và không được ủy quyền lại.

                g) Quyết định về khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, đào tạo, nghỉ chế độ theo phân cấp của Tổng cục và phân cấp của Viện.

                Điều 8: Trách nhiệm, phạm vi  giải quyết công việc của cán bộ công chức, viên chức và lao động.

                1. Chủ động nghiên cứu, làm việc và tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công, thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thủ trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo Viện giao trực tiếp (nếu có).

                2. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Thủ trưởng đơn vị, trước Lãnh đạo Viện và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, về tiến độ, chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao.

                3. Thực hiện các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức, lao động và các quy định và quy chế làm việc của Viện.

Chương III

QUAN HỆ CÔNG TÁC VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

                Điều 9. Quan hệ với tổ chức Đảng và các tổ chức quần chúng trong Viện.

                1. Mối quan hệ công tác giữa Viện trưởng với Đảng ủy và với các tổ chức chính trị - xã hội trong Viện thực hiện theo quy định về mối quan hệ công tác và quy chế phối hợp làm việc giữa Viện trưởng và BCH Đảng ủy, BCH các tổ chức đoàn thể thuộc Viện.

                        2. Viện trưởng tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hoạt động có hiệu quả, góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị của Viện và của Tổng cục Lâm nghiệp giao.

                Điều 10. Quan hệ giữa lãnh đạo Viện với Thủ trưởng các đơn vị.

                1. Hàng quý, Viện trưởng, phó Viện trưởng phụ trách đơn vị làm việc với Thủ trưởng các đơn vị về tiến độ thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị, về thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động.

                2. Lãnh đạo Viện nghe các đơn vị báo cáo để nắm bắt tình hình, có sự chỉ đạo kịp thời đúng quy định.

                3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm thực hiện, báo cáo cụ thể mọi hoạt động của đơn vị và những ý kiến đề xuất với lãnh đạo Viện.

                Điều 11. Quan hệ giữa Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện với cấp ủy, các tổ chức quần chúng và cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị.

              1. Tổ chức Đảng ở đơn vị hoạt động theo đúng quy định của Trung ương về chức năng, nhiệm vụ của Đảng bộ, chi bộ cơ sở trong các đơn vị sự nghiệp (Quy định số 97/ QĐ - TW). Thủ trưởng đơn vị tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức Đảng và các đoàn thể hoạt động theo đúng tôn chỉ, mục đích, Điều lệ các đoàn thể. Kết hợp chặt chẽ với các đoàn thể trong đơn vị, bảo đảm thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan. Thủ trưởng phối hợp với cấp ủy Đảng và các tổ chức quần chúng, chăm lo tạo điều kiện làm việc, học tập và nâng cao trình độ Chính trị, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị; xây dựng nề nếp văn hóa công sở, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

              2. Đảng viên, đoàn viên gương mẫu hoàn thành tốt công việc được giao theo đúng quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của người đảng viên, đoàn viên và các quy định có liên quan. Giải quyết công việc đúng thời gian, chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về kết quả thực hiện công việc được giao.

Chương IV

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA VIỆN

                Điều 12. Chương trình công tác.

                1. Yêu cầu:

      Những công việc đăng ký trong chương trình công tác tháng, quý năm của Viện, phải xác định rõ nội dung công việc, đơn vị, cá nhân chủ trì thực hiện; đơn vị phối hợp và thời gian hoàn thành, trình Viện trưởng quyết định.

                2. Phân công thực hiện:

                a) Các phòng, các đơn vị tự xây dựng chương trình công tác, trong đó phân công cá nhân chịu trách nhiệm chính trình Viện trưởng phê duyệt. Phòng Kế hoạch - Hợp tác Quốc tế chủ trì tập hợp xây dựng kế hoạch trong tháng, quý, năm của toàn Viện.

                b) Chậm nhất vào ngày 20 tháng 12 hàng năm các đơn vị trực thuộc Viện gửi báo cáo tổng kết năm và chương trình công tác năm tới cũng như những đề nghị của đơn vị về Viện để Viện trưởng xem xét quyết định; riêng báo cáo thực hiện kế hoạch hàng tháng các đơn vị gửi về phòng Kế hoạch- Hợp tác Quốc tế trước ngày 25 của tháng, báo cáo hàng quý gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý.

              c) Các đơn vị căn cứ chương trình công tác của Viện; chức năng , quyền hạn, nhiệm vụ được giao, đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch công tác tháng, quý, năm để tổ chức thực hiện.

              d) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tạo điều kiện để hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác. Trường hợp khó khăn, chậm tiến độ phải báo cáo Viện kịp thời để tìm giải pháp khắc phục.

                Điều 13. Quan hệ phối hợp để chuẩn bị đề án.

              1. Căn cứ chương trình công tác của Viện, Thủ trưởng các đơn vị chủ trì xây dựng đề án hoặc phối hợp với phòng chức năng có liên quan để xây dựng đề án trình Viện xem xét và tổ chức họp để giới thiệu nội dung và thu thập ý kiến bổ sung hoàn chỉnh đề án, báo cáo Tổng cục Lâm nghiệp thẩm định phê duyệt.

              2. Những cán bộ tham gia dự họp được xin ý kiến góp ý có thể trả lời ngay hoặc trả lời bằng văn bản sau thời gian đơn vị chủ trì đề án yêu cầu. Quá thời hạn đơn vị yêu cầu, cán bộ tham gia không có ý kiến trả lời coi như đã đồng ý với đề án.

                Điều 14. Theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác.

              1. Hàng tháng, quý, sáu tháng và hàng năm, thủ trưởng các đơn vị rà soát thống kê đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị, gửi về Phòng Kế hoạch Viện để tổng hợp báo cáo lãnh đạo Viện về kết quả công việc được giao đã thực hiện, những kiến nghị bổ sung điều chỉnh chương trình công tác trong thời gian tới.

              2. Phòng Kế hoạch - Hợp tác Quốc tế có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị hàng quý, sáu tháng và cuối năm để báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của Viện.

              3. Phòng Tổ chức hành chính theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao tại các buổi họp giao ban của Tổng cục và của Viện để báo cáo Lãnh đạo Viện và báo cáo trong cuộc họp giao ban kế tiếp.

              4. Phòng Khoa học kỹ thuật và CN có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy trình, quy định và biện pháp kỹ thuật, chất lượng thực hiện các công trình, dự án, đề tài hàng quý, sáu tháng và cuối năm để báo cáo Lãnh đạo Viện và báo cáo tại các cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết.

                                                      Chương V

TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VIỆN

                Điều 15. Xử lý văn bản đi, đến.

                Thủ tục, hồ sơ xử lý văn bản đi, đến, trình ký và phát hành văn bản thực hiện theo Quy chế quản lý văn bản của Viện.

                Điều 16. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

                Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế giao nộp, quản lý, khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ của Viện.

                Điều 17. Tổ chức họp xử lý công việc.

                1. Các công việc chỉ đạo điều hành thường xuyên của Lãnh đạo Viện thực hiện theo cách thức giải quyết công việc nêu ở Điều 5 Quy chế này. Ngoài ra Lãnh đạo Viện sẽ quyết định triệu tập các cuộc họp, hội nghị, tập huấn để xử lý công việc  thường xuyên và định kỳ.

                2. Viện trưởng giao cho phòng hoặc đơn vị chủ trì (sau đây gọi chung là đơn vị chủ trì). Đơn vị chủ trì có trách nhiệm xây dựng kế hoạch cụ thể trình Viện trưởng duyệt. Nội dung kế hoạch gồm:

                a) Mục đích yêu cầu.

                b) Người chủ trì.

                c) Thành phần tham dự, số lượng đại biểu, thời gian, địa điểm.

                d) Danh mục tài liệu (báo chính và các báo cáo chuyên đề), phân công đơn vị hoặc cán bộ chuẩn bị tài liệu.

                đ) Trang trí, khánh tiết (nếu cần)

                e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn kinh phí). Bản dự trù kinh phí phải có ý kiến của phòng Tài chính Kế toán.

                g) Phân công đơn vị chuẩn bị và phục vụ (đối với các cuộc họp lớn).

                h) Dự thảo chương trình hội nghị (đối với các cuộc họp lớn)

                 3. Chuẩn bị nội dung và tài liệu cuộc họp:

                a) Đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, kể cả việc in ấn, nhân bản, phát tài liệu.

                b) Việc cung cấp tài liệu cuộc họp cho các cơ quan thông tấn, báo chí thực hiện theo quy định hiện hành có liên quan và đơn vị chủ trì phải báo trước với Viện trưởng và người chủ trì hội nghị.

                c) Tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung hội nghị và những yêu cầu cần được trao đổi, tham khảo ý kiến tại hội nghị phải được chuẩn bị trước, gửi Viện trưởng và Lãnh đạo viện chủ trì hội nghị ít nhất trước 01 ngày làm việc qua Email hoặc bằng văn bản (nếu cần).

                d) Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Lãnh đạo cấp trên (nếu có) để trình Lãnh đạo Viện duyệt trước ngày họp ít nhất 01 ngày làm việc.

                 4. Phân công chuẩn bị và phục vụ cuộc họp.

                a) Trách nhiệm của đơn vị chủ trì:

                - Thực hiện các nội dung được giao tại khoản 2, khoản 3 điều này.

                - Phối hợp với các phòng , đơn vị liên quan chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt.

                b) Trách nhiệm của Phòng Tài chính kế toán:

                - Chuẩn bị kinh phí hội nghị theo kế hoạch, dự toán được duyệt.

                - Xem xét, kiểm tra và trình Viện trưởng duyệt quyết toán, thanh toán kinh phí sau khi kết thúc hội nghị.

                c) Trách nhiệm của Phòng Tổ chức hành chính:

                - Dự thảo, trình ký và phát hành giấy mời; Tổ chức tiếp đón đại biểu.

                - Bố trí phòng họp và phục vụ hội nghị. (liên hệ, thương thảo và dự thảo hợp đồng trình Lãnh đạo Viện ký về thuê địa điểm đối với các hội nghị lớn hoặc các hội nghị cần nơi tổ chức phù hợp do Lãnh đạo Viện phê duyệt).

                - Tổng hợp, báo cáo và dự thảo, ký ban hành thông báo kết quả hội nghị giao ban của Viện (sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Viện).

                - Theo dõi họp và dự thảo thông báo kết luận của hội nghị đối với các hội nghị lớn (theo  phân công).

                - Tổng hợp kinh phí thực hiện của hội nghị, phối hợp với phòng Tài chính kế toán trong việc lập và trình Lãnh đạo Viện duyệt quyết toán, thanh toán kinh phí hội nghị sau khi kết thúc.

                d) Trách nhiệm của phòng Khoa học kỹ thuật và Công nghệ:

                - Thực hiện các nội dung đã được duyệt thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc được đơn vị chủ trì phân công.

                - Theo dõi hội nghị để thông tin tuyên truyền, đưa tin lên website của Viện và website của Tổng cục (theo yêu cầu).

Chương VI

ĐI CÔNG TÁC, TIẾP KHÁCH.

                Điều 18.  Đi công tác, hội thảo, hội nghị trong nước.

                1. Đối với hội nghị, hội thảo nội bộ Viện: Cán bộ công chức, viên chức được cử đi phải chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc, thời gian, địa điểm trình Lãnh đạo Viện duyệt (đối với các phòng thuộc Viện); trình Thủ trưởng đơn vị duyệt (đối với các đơn vị). Trong thời gian 5 ngày sau khi kết thúc thời gian công tác và hội thảo, hội nghị phải báo cáo kết quả với Lãnh đạo duyệt nội dung, chương trình.

                2. Đối với hội nghị, hội thảo trong nước khác: Cán bộ công chức, viên chức được cử đi phải chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc, thời gian, địa điểm trình Lãnh đạo Viện duyệt. Trong thời gian 5 ngày sau khi kết thúc thời gian công tác và hội thảo, hội nghị phải báo cáo kết quả với Lãnh đạo Viện.

                3. Kinh phí và chế độ được hưởng của người đi công tác, hội thảo, hội nghị trong nước thực hiện theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước và quy định của cơ quan

              Điều 19. Đi công tác, hội thảo, hội nghị nước ngoài.

              1. Cán bộ, viên chức khi nhận được giấy mời của phía đối tác nước ngoài hoặc đi dự hội thảo, học tập, hội nghị do các dự án hợp tác quốc tế của Viện cử đi thì các đơn vị, phòng ban có công văn và hồ sơ cần thiết kèm theo gửi phòng Tổ chức hành chính Viện để trình Viện trưởng phê duyệt, trừ trường hợp được Bộ, Tổng cục chỉ định nhân sự cụ thể.

                2. Trên cơ sở phê duyệt của Viện trưởng, Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm lập các thủ tục cần thiết gửi Tổng cục xem xét quyết định. Các giấy tờ của cá nhân phục vụ cho việc lập thủ tục cho chuyến đi như hộ chiếu, visa, sơ yếu lý lịch, giấy mời, và các giấy tờ khác (nếu được yêu cầu) do cán bộ, viên chức được cử đi chịu trách nhiệm.

                3. Cán bộ công chức, viên chức được cử đi công tác, hội thảo, hội nghị phải chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc; trình Lãnh đạo Viện duyệt. Trong thời gian 5 ngày sau khi kết thúc thời gian công tác và học tập hội thảo, hội nghị phải báo cáo kết quả với Lãnh đạo Viện và nộp tài liệu hội nghị, hội thảo về bộ phận tư liệu của Viện .

                4. Kinh phí và chế độ được hưởng của người đi công tác, hội thảo, hội nghị nước ngoài thực hiện theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước và quy định của cơ quan

                Điều 20. Tiếp khách.

                1. Đối với các buổi tiếp và làm việc với khách theo chương trình của Lãnh đạo Viện, Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm bố trí phòng tiếp khách và công tác phục vụ theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện, nhưng không ngoài các quy định của pháp luật và của Viện.

                2. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiếp và làm việc với khách hàng, với lãnh đạo các cơ quan đơn vị đến làm việc thuộc thẩm quyền giải quyết của mình.

                3. Riêng đối với khách nước ngoài đến làm việc với Viện hoặc các đơn vị trực thuộc phải có chương trình và nội dung cụ thể, báo cáo Viện trưởng thông qua và chỉ đạo chuẩn bị phân công người tiếp và làm việc. Đối với các đơn vị sau khi làm việc phải báo cáo kết quả làm việc với Viện trưởng.

Chương VII

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THÔNG TIN

                Điều 21.  Đối với Phó Viện trưởng.

                1. Phó Viện trưởng báo cáo Viện trưởng những công việc được phân công phụ trách, những việc vượt quá thẩm quyền giải quyết và những việc cần xin ý kiến Viện trưởng.

                2. Khi Phó Viện trưởng được ủy quyền tham dự các cuộc hội nghị, hội thảo hoặc chỉ đạo các cuộc hội nghị, hội thảo trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc phải báo cáo Viện trưởng về những nội dung và kết quả hội nghị, hội thảo.

                Điều 22. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc.

                1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo Lãnh đạo Viện theo quy định; các trưởng phòng báo cáo hàng tháng, quý, 6 tháng, năm; các Phân Viện trưởng, Giám đốc Trung tâm, Giám đốc Bảo tàng báo cáo hàng quý, 6 tháng, năm.

                2. Khi có vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền quản lý của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Lãnh đạo Viện để xử lý kịp thời.

                3. Hàng tháng, quý, năm Phòng Kế hoạch và HTQT tổng hợp lập báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch gửi Tổng cục Lâm nghiệp theo quy định; Hướng dẫn, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Viện trưởng; Chuẩn hóa chế độ, mẫu biểu báo cáo, thống kê thông báo cho các đơn vị bằng văn bản và đăng lên website của Viện để thực hiện.

                4. Phòng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác trong hội nghị giao ban và tổng hợp kết quả thông báo các đơn vị thông qua website của Viện.

                5. Lãnh đạo Viện giao các phòng chức năng nghiên cứu trả lời bằng văn bản hoặc tổ chức làm việc trực tiếp các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị trong khoảng thời gian 7 ngày làm việc sau khi nhận được đầy đủ các văn bản và hồ sơ kèm theo (nếu có và cần thiết) của các đơn vị.

Chương VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

                Điều 23. Trách nhiệm thực hiện

              1.Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm phổ biến đến Cán bộ công nhân viên chức và tổ chức thực hiện quy chế này.

              2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện căn cứ quy chế này để sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng quy chế làm việc của đơn vị cho phù hợp

              3. Phòng Tổ chức Hành chính Viện theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc của Viện và các đơn vị. Thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm và kịp thời bổ sung những quy định chưa phù hợp để hoàn chỉnh quy chế làm việc của Viện.

              Điều 24. Khen thưởng và kỷ luật.

              Việc thực hiện quy chế là một trong những căn cứ để chấm điểm thi đua khi xét khen thưởng hàng năm theo quy chế khen thưởng của Viện; Cá nhân, đơn vị thực hiện tốt sẽ được khen thưởng, có vi phạm sẽ bị kỷ luật, xử lý theo các quy định hiện hành.

              Điều 25. Sửa đổi, bổ sung quy chế.

              Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị kịp thời phát hiện và đề xuất, báo cáo với Viện để sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Quy chế.

                                                                                         VIỆN TRƯỞNG

                                                                                             Đã ký

                                                                                        Nguyễn Nghĩa Biên